A realização de background checks (verificação de antecedentes) é uma etapa fundamental em processos de recrutamento, investimentos e conformidade regulatória, especialmente nas áreas de prevenção à lavagem de dinheiro, financiamento do terrorismo e gestão de riscos.
Quando executados de maneira inadequada, esses checks podem comprometer a integridade do processo de compliance, expondo a organização a riscos legais e financeiros. A seguir, vamos mostrar os principais erros cometidos nesse processo e suas implicações.
Falta de abrangência nas verificações
Um dos erros mais comuns em background checks é a limitação na abrangência das fontes de dados consultadas. Muitas empresas realizam apenas verificações superficiais, como a checagem de registros criminais em uma jurisdição específica, sem expandir a pesquisa para fontes internacionais ou outras bases de dados relevantes.
É fundamental que as organizações verifiquem o histórico de um candidato ou parceiro comercial em múltiplas jurisdições, especialmente se eles possuem ligações internacionais.
Não identificar Pessoas Politicamente Expostas (PEP)
Outro erro crítico é a falha em consulta pessoa politicamente exposta (PEP). A consulta a essa categoria é essencial para prevenir envolvimento com indivíduos que possam representar um risco elevado devido à sua posição política, que pode tornar suas ações mais vulneráveis à corrupção ou outros crimes financeiros.
A identificação de PEPs exige um processo cuidadoso e detalhado, incluindo o acesso a bancos de dados especializados e o acompanhamento de atualizações políticas. Ignorar essa verificação pode levar a sanções regulatórias severas, além de prejudicar a reputação da organização.
Dependência de fontes desatualizadas
A utilização de fontes desatualizadas ou incompletas também pode comprometer os resultados dos background checks. Muitas vezes, as empresas falham em manter suas ferramentas de verificação atualizadas, o que pode levar a omissões importantes, como processos judiciais recentes, falências ou outras ações legais. Para garantir a conformidade, é crucial que as empresas utilizem bancos de dados em tempo real e que haja uma revisão periódica dos sistemas de monitoramento.
Não considerar o contexto cultural e social
Ao realizar background checks, é essencial que as organizações considerem o assunto cultural e social dos candidatos ou parceiros comerciais. Em algumas jurisdições, práticas legais ou criminais podem variar, o que pode levar a interpretações equivocadas dos dados encontrados.
Um erro comum é desconsiderar o impacto de determinadas ações em diferentes países, onde a natureza de crimes ou infrações pode ser tratada de maneira diversa. Dessa forma, uma análise superficial pode resultar em conclusões errôneas.
Falta de treinamento e capacitação da equipe
O sucesso de um background check depende, em grande parte, da qualidade do time responsável pela execução do processo. Muitas organizações falham em treinar adequadamente seus funcionários para interpretar os dados corretamente, o que pode levar a falhas na identificação de riscos importantes.
Investir em treinamento contínuo e em recursos adequados para as equipes de compliance é fundamental para garantir a eficácia e a precisão das verificações.
Não ter políticas claras de gestão de riscos
A ausência de políticas e procedimentos claros para lidar com os riscos identificados durante os background checks pode resultar em decisões inconsistentes. Por exemplo, quando um possível risco de corrupção é identificado, a empresa precisa ter um protocolo estabelecido para avaliar a gravidade da situação e decidir se vai seguir com o candidato ou parceiro comercial. Sem essas diretrizes claras, a organização pode acabar tomando decisões apressadas ou negligentes.
Erros nos background checks podem afetar diretamente a conformidade regulatória e a gestão de riscos dentro de uma organização. Para mitigar esses riscos, as empresas devem garantir que realizem verificações abrangentes, atualizadas e detalhadas, além de treinar suas equipes adequadamente.
A correta identificação de pessoas politicamente expostas, a consulta a fontes de dados confiáveis e o estabelecimento de políticas claras são componentes essenciais para garantir que o processo de compliance seja eficiente.
